Gemeentearchieven willen naar één archieforganisatie

3

WEST-BRABANT – Het archiefonderdeel van het Historisch Centrum Het Markiezenhof, het Regionaal Archief West-Brabant en het gemeentearchief Roosendaal willen fuseren tot een nieuwe archieforganisatie. Door hun krachten te bundelen kunnen zij efficiënter werken en gebruik maken van elkaars kennis en kunde.
De nieuwe archieforganisatie gaat één West-Brabants Archief vormen. Op dit moment werken meerdere gemeenten al samen in het Regionaal Archief West-Brabant. Die bestaat uit Moerdijk, Zundert, Halderberge, Etten-Leur, Rucphen en waterschap Brabantse Delta. Het bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant heeft al goedkeuring gegeven om tot fusie over te gaan.

Stadsarchief
Momenteel heeft de gemeente Roosendaal nog een archief in de stad. Een deel van deze taken wordt ondergebracht in buurstad Bergen op Zoom. Het gaat om de opslag, raadpleging van informatie, dienstverlening en educatie. In Roosendaal zelf blijft wel een afdeling actief die zich bezig houdt met service en publieksactiviteiten. Deze taken worden ondergebracht in het nieuwe cultuurcluster op het Tongerloplein.

Instemmen
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roosendaal heeft inmiddels ingestemd met het voorstel om te komen tot één grote archieforganisatie. Het gemeentebestuur van Bergen op Zoom moet nog instemmen met de fusieplannen. Hoewel het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant al heeft ingestemd, dienen ook de gemeenten Moerdijk, Zundert, Halderberge, Etten-Leur en Rucphen nog akkoord te gaan. In een later stadium volgen ook nog gesprekken met de gemeenten Steenbergen en Woensdrecht. Mogelijk sluiten zij zich ook aan bij het West-Brabants Archief. De nieuwe organisatie gaat uiterlijk per 1 juli 2016 officieel van start.
Digitalisering
De archieven in Nederland staan voor grote uitdagingen. De overheden werken steeds meer gedigitaliseerd, waardoor beheer van papieren archieven overgaat in het beheer van digitale archieven. “Om deze uitdaging te kunnen realiseren, is de inzet van veel kennis en middelen noodzakelijk. Bundeling van krachten van deze vaak kleinschalige organisaties is daarvoor een voorwaarde, opdat de archieven hun rol van geheugen van de samenleving en dienstverlener voor overheid en publiek kunnen blijven waarmaken”, meldt de gemeente Roosendaal.

Archiefwet
De Archiefwet bepaalt dat de overheid verplicht is veel informatie, zoals nota’s, brieven, rapporten, geluidsopnamen en videoproducties te bewaren. Gegevens van maatschappelijk, cultuurhistorisch of politiek belang gaan maximaal twintig jaar na afsluiting naar een archiefbewaarplaats. Dat is een speciale plek waar documenten goed kunnen opgeborgen.
In totaal belandt zo’n tien tot vijftien procent van alle documenten in een archief. Gemeenten hebben hun eigen archieven, maar mogen ook samenwerken in een regionaal samenwerkingsverband. Overheden zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van archiefmateriaal. Een archiefinspecteur houdt toezicht op dit werk.

Comments are closed.

Algemeen